Sc: Chayra.ID
Oleh: Fita Apriaulia Kusuma Anggorojati*
Di era digital saat ini informasi dapat diciptakan, disebar, ditemukan, dan diakses dengan mudahnya. Perkembangan teknologi sangat masif dengan akses internet sepanjang waktu. Dibalik gemerlapnya teknologi yang serba mudah dan cepat ini, terdapat harta karun berupa arsip yang menyimpan jejak sejarah dan memori kolektif suatu lembaga dan bangsa.
Seiring berjalannya waktu, organisasi dan perusahaan semakin bergantung pada teknologi komunikasi informasi sebagai komponen penting dari bagian operasional mereka. Akibatnya, informasi yang terekam mulai beralih dari yang semula berbentuk fisik kertas menjadi bentuk elektronik, baik sebagian atau seluruhnya.
Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat, dan dilindungi keberadaannya. Namun tidak semua arsip diperlakukan sama, karena masing-masing arsip memiliki nila guna yang berbeda.
Nilai guna yang dikandung arsip dapat meliputi administrative value, financial value, research value, educational value, documentary value, dan hystorical value. Dari sejumlah nilai guna tersebut akan sangat menentukan manfaat arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan menjadi referensi bagi organisasi atau perusahaan ketika membuat kebijakan.
Transformasi Arsip Digital
Arsip yang memiliki nilai guna lebih tinggi akan disimpan dan dipertahankan menjadi arsip statis. Proses digitalisasi arsip merupakan salah satu upaya untuk melindungi informasi arsip. Digitalisasi arsip adalah proses mengkonversi arsip dari format tercetak, audio maupun video menjadi bentuk digital dengan menggunakan alat dan proses tertentu.
Kemunculan informasi dalam bentuk elektronik ataupun tren digitalisasi merupakan hal yang tak bisa dihindari sebagai bagian dari proses modernisasi di era digital.
Kehadiran arsip dalam format elektronik menawarkan sejumlah kemudahan dan berbagai peluang yang sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam format fisik dalam pengelolaannya.
Diantaranya dapat menghemat tempat penyimpanan arsip fisik, meningkatkan aksesibilitas karena telah terintegrasi dalam satu sistem, kemudian memudahkan dalam pencarian dan pengolahan informasinya, meningkatkan layanan arsip kepada pengguna, melindungi keamanan dan kerahasiaan arsip, mengurangi biaya untuk penyimpanan arsip fisik yang memerlukan ruang dan media simpan yang sesuai, kesiapsiagaan akan bencana dengan ‘salinan’ arsip yang telah didigitalisasi.
Tantangan dalam Digitalisasi Arsip
Arsip digital merupakan salah satu dampak perkembangan teknologi informasi. Lembaga yang sebelumnya mengelola arsip dan dokumen konvensional tidak dapat menghindar pada keharusan untuk berbenah mengikuti perkembangan yang terjadi secara teknis maupun kebijakan.
Baca Juga: Strategi Perlindungan Privasi Data Pribadi di Media Sosial
Transformasi ini biasanya dimulai dengan formulasi kebijakan dan pergantian infrastruktur. Arsip elektronik hanya dapat diakses melalui mesin pembaca seperti komputer yang kemudian dalam perkembangannya membutuhkan dukungan jaringan internet untuk berbagi.
Meski dengan segala kemudahan digitalisasi arsip tentunya membawa tantangan tersendiri dalam pelaksanaannya. Arsip digital tentu memerlukan pengelolaan dengan kompleksitas berbeda dengan arsip konvensional. Terutama bagi lembaga yang baru mengalihmediakan arsipnya menjadi arsip digital.
Perlu mempersiapkan peralatan untuk alih media dan infrastruktur teknologi yang memadai, kurangnya sumber daya yang mampu mengelolanya, serta ancaman keamanan data privasi arsip yang perlu ditingkatkan guna melindungi arsip dari bahaya kebocoran data atau ancaman lainnya.
Selain itu, dalam mendigitalisasi arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang benar agar mempunyai kekuatan hukum sebagaimana ditegaskan dalam PP Nomor 88 tahun 1999 pasal 5. arsip digital dengan bentuknya yang tak mempunyai wujud fisik dapat menimbulkan perdebatan terkait aspek legalitasnya.
Misalnya, beberapa institusi masih belum dapat sepakat bahwa surat digital memiliki kedudukan yang sama dengan surat fisik. Lebih lanjut, institusi-insitusi lain juga masih mempertimbangkan stempel ataupun tandatangan basah sebagai parameter orisinalitas. Oleh karena itu, setiap mengalih mediakan dokumen arsip wajib dilegalisasi oleh pemimpin lembaga atau perusahaan dengan membuat berita acara terkait.
Digitalisasi arsip bukan sekadar tren era 4.0 yang semua hal bertransformasi pada aspek digital. Digitalisasi arsip juga merupakan salah satu bentuk preservasi arsip yang penting di era digital guna melestarikan warisan bangsa, menjaga bukti-bukti dan informasi penting bagi generasi mendatang. Dengan digitalisasi arsip, arsip dapat dikelola dan dilestarikan dengan lebih efisien, aksesibilitas arsip dapat ditingkatkan, dan layanan arsip dapat dimaksimalkan.
Meskipun dalam prosesnya memiliki beberapa tantangan, digitalisasi arsip menawarkan banyak manfaat bagi organisasi dan masyarakat. Dengan perencanaan dan pelaksanaan yang matang, digitalisasi arsip dapat menjadi solusi yang efektif untuk melestarikan warisan masa lalu dan membuka gerbang akses bagi generasi saat ini dan yang akan datang.
*Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.