Yogyakarta, Suara ‘Aisyiyah – Capacity buillding merupakan bagian yang penting dalam suatu organisasi untuk meningkatkan ilmu pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan dari anggota organisasi. Mengingat pentingnya capacity buillding tersebut, maka Pimpinan Cabang ‘Aisyiyah (PCA) Kotagede pada hari Kamis, (8/2) mengadakan pelatihan tenaga administrasi yang terdiri dari kesekretariatan dan manajemen keuangan. Kegiatan ini bertempat di SD Muhammadiyah Kleco.
‘Aisyiyah sebagai organisasi perempuan Muhammadiyah yang didirikan oleh KH Ahmad Dahlan pada tanggal 27 Rajab dimana hari ini telah berusia 110 tahun dan merupakan organisasi tertua di Indonesia. Persyarikatan ini telah banyak mengeluarkan peraturan-peraturan organisatoris yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan jalannya organisasi. Aturan-aturan tersebut telah disusun secara detail sehingga setiap anggota perlu tahu, memahami, dan menjalankannya dengan baik dan benar, termasuk juga dalam hal administrasi organisasi.
Oleh karena itu, dalam kesempatan yang bertepatan dengan Milad ‘Aisyiyah ke-110, momen tersebut perlu digunakan untuk meningkatkan kemampuan anggota agar organisasi ‘Aisyiyah baik di tingkat cabang maupun ranting se Kotagede dapat berjalan dan meningkat dengan berbagai kegiatan yang tertata, terprogram, dan terlaksana dengan sebaik-baiknya. Demikian kata sambutan yang disampaikan oleh Ketua PCA Kotagede Muftiyah Hidayati dalam pembukaan pelatihan tersebut.
Pelatihan ini kemudian dibagi menjadi dua kelas, kelas A untuk kesekretariatan yang diikuti oleh para sekretaris baik di tingkat cabang maupun dari ranting, dan kelas B untuk menajemen keuangan diikuti oleh para bendahara baik di tingkat cabang maupun ranting. PCA Kotagede memiliki Badan Pembantu Pimpinan 7 majelis dan Pimpinan Harian sedangkan untuk ranting di Kotagede memiliki 15 PRA (Pimpinan Ranting Aisyiyah) yang terdiri dari 13 PRA di lingkungan Kemantren Kotagede dan 3 PRA dari Kapanewon Banguntapan. Adapun jumlah peserta keseluruhan ada 90 orang yang telah diposisi menjadi sekretaris dan bendahara majelis/BPP ataupun ranting.
Kelas A yang merupakan kelas kesekretariatan dipandu oleh pemateri Umi Hidayati dan didampingi Noor Rohmaniati. Dalam kesempatan ini sebelum materi disampaikan, peserta diberikan soal untuk mengetahui seberapa banyak dari peserta mengetahui kesekretariatan dan tugas-tugas sekretaris. Hasilnya ternyata memang perlu untuk lebih diperdalam perihal penyampaian aturan-aturan yang ada di organisasi ‘Aisyiyah. Seorang sekretaris yang merupakan kunci suatu organisasi sudah seharusnya dapat menjalankan peran dan fungsinya dengan sebaik-baiknya serta meminimalisir kesalahan-kesalahan yang dialami.
Baca Juga: Muhammadiyah Surabaya Gelar Deklarasi Munajat Cinta Cinta Pemilu Damai dan Harmonis 2024
Peran sekretaris selain sebagai penggerak dan penentu dalam jalannya organisasi juga mempunyai tugas memproses surat-menyurat. Tugas memproses surat menyurat ternyata masih banyak sekretaris yang belum begitu paham antara lain tentang pembuatan kop/kepala surat termasuk tata letak logo yang sesuai buku AD ART ‘Aisyiyah yang berlaku. Belum lagi masalah penulisan kode surat yang masing-masing majelis tidak sama, begitu juga dengan kode surat organisasi.
Dari hasil pre-test yang ada juga terlihat masih ada yang belum tahu cara membuat nomor surat yang benar sesuai dengan tuntunan Administrasi yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah. Selain itu, penempatan cap ternyata juga masih perlu dibenahi.
Begitu pula dengan kelas B yang merupakan kelas bagi para bendahara. Materi diawali dengan pre-test dan dilanjutkan penyampaian materi manajemen keuangan oleh Subiyantini dengan didampingi Jarwati. Tugas dari bendahara sangat cukup rumit dan harus jeli dan teliti karena menyangkut peredaan keuangan disuatu organisasi.
‘Aisyiyah sendiri mempunyai aturan-aturan yang harus dipahami oleh seorang bendahara karena banyak yang harus dilakukan. Langkah-langkah yang dilakukan bendahara dalam pencatatan, penyimpanan dan pelaporan dibutuhkan ketelitian. Tugas bendahara juga harus dapat menyusun RAPBO yang nantinya disahkan oleh pimpinan serta membuat laporan keuangan. (Inung)