Praktik Baik Knowledge Management pada Program Lenting ‘Aisyiyah

Berita 15 Dec 2020 0 114x

Knowledge Management Officer merupakan kegiatan pendokumentasian dari proses pelaksanaan praktik suatu program. Di dalam program “Membangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas dalam Masa Pandemi Covid-19” Knowledge Management dikoordinatori oleh seorang Knowledge Management Officer di manajemen tingkat nasional yang juga dibantu oleh admin serta editor website dari Sistim Informasi Aisyiyah (SIA) LLHPB.

Pada tingkat wilayah, Knowledge Management didukung oleh staff pengelola media dan publikasi dari 16 tim manajemen Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah (PWA).  Terdapat beberapa wilayah yang menerima program, seperti PWA Bali, Banten, Bengkulu, DIY, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Lampung, Nusa Tenggara Barat, Riau, Sulawesi Tengah, Sumatera Selatan, dan Sumatera Utara.

Knowledge Management pada program “Membangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas dalam Masa Pandemi Covid-19” dipersiapkan melalui beberapa tahapan. Tahap pertama, dilakukan konsolidasi bersama seluruh tim manajemen wilayah penerima program. Konsolidasi ini dilakukan secara berkala sekaligus memonitor perkembangan pelaksanaan program. Materi yang disampaikan pada waktu konsolidasi awal ini yaitu berkaitan dengan strategi untuk menyimpan data kegiatan, baik laporan kegiatan, foto, rilis berita, hingga video kegiatan yang bisa diakses oleh seluruh tim manajemen program, serta strategi untuk mempublikasikan kegiatan. Tahap kedua, dilakukan kesepakatan bersama bahwa untuk menyimpan data digunakanlah Google Drive, sedangkan untuk berkoordinasi dan berbagi publikasi kegiatan dibentuklah WhatsApp Group (WAG) “Pusdatin Media Lenting”. Tahap ketiga, pelaksanaan dan monitoring kegiatan Knowledge Management.

Sejak Juli s/d Oktober 2020 program Knowledge Management dapat mengelola 1 folder Pusdatin di Google Drive, 20 WhatsApp Group (WAG), satu website yaitu Sistem Informasi Aisyiyah (SIA) yang dapat diakses melalui link http://llhpb.aisyiyah.or.id/ . Selain itu, terdapat beberapa akun sosial media seperti, fanpage Facebook bit.ly/fanpageLLHPBPPA, Instagram @llhpbppaisyiyah, dan Youtube LLHPB Aisyiyah Indonesia.

Mulai tanggal Rabu, 11 November 2020 program Knowledge Management telah menghasilkan 299  publikasi, baik dalam bentuk tulisan maupun video dari kegiatan wilayah dan nasional. Sebanyak 277 publikasi di media internal Aisyiyah dan Muhammadiyah, dan 22 publikasi di media eksternal.

Sejumlah 299 konten yang dipublikasikan tersebut, terdiri dari 22 konten yang dipublikasikan di media eksternal Muhammadiyah/ Aisyiyah, 49 di media internal Muhammadiyah, 14 di Sistem Informasi Aisyiyah (SIA) Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah setempat, 98 di website LLHPB, 48 di Suara Aisyiyah, 28 di website resmi Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah http://www.aisyiyah.or.id/ , dan 39 video yang diunggah di beragam channel youtube.

Di manajemen nasional, program Lenting ini dilaksanakan secara daring, dimana koordinasi dan pelatihan antar tim manajemen nasional ke tim manajemen wilayah dilakukan secara daring menggunakan aplikasi teleconference ZOOM Cloud Meeting. Sehingga Knowledge Management juga mendokumentasikan screenshoot foto, materi, catatan pertemuan, maupun rekaman audio dan video ZOOM berbagai pertemuan dan pelatihan di dalam Google Drive.

Sejak 11 November 2020 terdapat 38 kali pertemuan koordinasi secara daring, yang terdiri dari 6 kali koordinasi dengan tim The Asia Foundation, 23 kali koordinasi dengan antar tim manajemen nasional, dan 16 kali koordinasi antar tim manajemen nasional ke tim manajemen area. Adapun kegiatan webinar telah dilaksanakan 3 kali, yaitu Silaturahim dan Dialog bersama Ketua Umum Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah dan Country Representative The Asia Foundation, webinar “Membangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas Menghadapi Covid-19” dalam rangka peringatan Bulan Pengurangan Risiko Bencana (PRB) 2020 BNPB, dan webinar pembelajaran program sebagai penutupan program.

Selain kegiatan webinar, terdapat kegiatan pelatihan telah dilaksanakan sebanyak tiga kali, yaitu pelatihan manajemen program, pelatihan jurnalisme foto menggunakan smartphone, dan pelatihan videografi menggunakan smartphone.

Program Knowledge Management tentunya memberikan efek positif bagi banyak pihak yang terkait. Dampak yang hebat dari aktivitas Knowledge Management yaitu banyaknya jumlah publikasi yang dihasilkan, aktifnya media sosial dan website LLHPB, serta keterlibatan kader muda Muhammadiyah putri dalam membantu mengelola media dan publikasi kegiatan di tiap Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah. Efek positif lainnya yaitu meningkatnya kesadaran dan ketrampilan Ibu-Ibu ‘Aisyiyah dari 16 wilayah penerima program dalam mendokumentasikan dan mempublikasikan kegiatannya secara digital dengan baik.

Kini mereka semakin terampil dalam mengambil foto, aktif dalam menuliskan kegiatannya, mengetahui cara membuat video sederhana menggunakan HP, mengetahui cara mengunggahnya ke setiap akun media sosial, dan mengetahui alur tulisan yang dibuat agar dapat dipublikasikan. (Adiba/LLHPB)

Leave a Reply